Cos'è il metodo Kanban e come funziona

Il metodo Kanban è un popolare metodo di gestione del flusso di lavoro lean che aiuta a definire, gestire e migliorare i servizi di un’azienda. Inoltre, questo metodo aiuta a visualizzare il lavoro da fare e a massimizzare l’efficienza in maniera tale da poter migliorare continuamente. Il lavoro è rappresentato, in particolare, attraverso schede Kanban che fanno in modo che si possa ottimizzare la consegna del lavoro tra più team e gestire anche i progetti più complessi in un unico ambiente.

Nato nel settore manifatturiero, in seguito è diventato un territorio fertile per tutti coloro che preferiscono utilizzare metodologie agili. Per questa ragione in sempre più settori, ormai, si attinge e si utilizza questo metodo di lavoro. Proprio perché il metodo Kanban, come nel caso del framework Scrum, è diventato particolarmente noto e apprezzato è opportuno porsi alcune domande, come per esempio “che cos’è esattamente Kanban?”, “Quali sono i principi e le pratiche Kanban?, “Quali sono i vantaggi nell’adottare dei metodi Kanban?”. È possibile così partire dalla definizione di Kanban per poi comprenderne in maniera più specifica il funzionamento e i principi su cui si basa.

Kanban: definizione, metodo e principi

La parola giapponese “kanban”, che significa “tavola visiva” o “segno”, era già utilizzata come definizione di un processo lavorativo fin dagli anni ’50. Nello specifico, è stato sviluppato e applicato per la prima volta da Toyota come sistema di pianificazione per la produzione just in time.

All’inizio del 21esimo secolo, poi, i principali attori dell’industria della produzione software si resero conto di come tale metodo potesse cambiare positivamente il modo in cui i prodotti e i servizi venivano forniti. Con una maggiore attenzione all’efficienza e sfruttando i progressi nella tecnologia informatica, Kanban ha così lasciato il regno dell’industria automobilistica ed è stato applicato con successo ad altri settori commerciali complessi come IT, sviluppo software, ricerca e molti altri ancora.

In effetti, quello che ricade sotto il nome di metodo Kanban, così come lo si intende oggi, è un concetto espresso per la prima volta all’inizio del 2007. Ciò fa comprendere come si tratti di un risultato di lunghi anni di test, esperienza e anche di sforzi congiunti per esempio di figure di spicco che operano nel settore lean e agile, come David Aderson, Dan Vacanti, Darren Davis, Corey Ladas, Dominica DeGrandis, Rick Garber e molti altri interpreti meno noti ¹.

David J. Anderson, pioniere nell’utilizzo dei metodi Lean e Kanban applicati al lavoro sulla conoscenza e anche tra i padri fondatori del metodo, ha pensato al Kanban come a un approccio al processo incrementale, evolutivo e al cambiamento dei sistemi per le aziende che lavorano principalmente nel mondo 2.0.

Il metodo si basa su diversi principi, raggruppabili in diversi gruppi, e su alcune pratiche.

Principi di gestione del management (change management)

I principi di change management si basano su alcune attività come: iniziare da ciò che si sta facendo al momento (“start with what you do now“); accettare di perseguire un cambiamento incrementale ed evolutivo; incoraggiare atti di leadership a tutti i livelli.

Principi di erogazione del servizio (service delivery principles)

I principi di erogazione del servizio che rientrano nel metodo Kanban consistono nel: focalizzarsi sui bisogni e sulle aspettative del cliente; gestire il lavoro e non i lavoratori; rivedere regolarmente la rete di servizi.

Principi di gestione del cambiamento

I principi di gestione del cambiamento, invece, prevedono l’integrazione con i processi già consolidati, in modo però non dirompente e perseguendo cambiamenti evolutivi, oltre a un miglioramento continuo. Vi sono nello specifico alcune azioni da eseguire.

1. Iniziare con quanto è già in essere.
   Il metodo Kanban ha una flessibilità tale da consentire di utilizzare questo metodo in aggiunta a flussi di lavoro, sistemi e processi esistenti senza interrompere ciò che è già in atto. Il metodo riconosce che i processi, i ruoli, le responsabilità e i titoli esistenti hanno valore e, in generale, vale la pena preservare quanto l’azienda ha fatto fino a quel determinato momento. Naturalmente, evidenzierà i problemi che devono essere affrontati e aiuterà a valutare e pianificare i cambiamenti in modo che la loro attuazione sia il più possibile senza interruzioni.
2. Accettare di perseguire un cambiamento incrementale ed evolutivo.
   Il metodo Kanban è progettato per soddisfare e incoraggiare continui piccoli cambiamenti incrementali ed evolutivi al processo che è in essere, implementando moduli di collaborazione e feedback. In generale, i cambiamenti radicali sono sconsigliati perché di solito incontrano resistenza a causa della paura o dell’incertezza.
3. Incoraggiare atti di leadership a tutti i livelli.
   La leadership a tutti i livelli deriva dalle intuizioni quotidiane degli individui e dalle azioni volte a migliorare il loro modo di lavorare. Ogni osservazione condivisa promuove una mentalità che punta al miglioramento continuo (definito anche “kaizen”) per raggiungere prestazioni ottimali a livello di team/dipartimento/azienda.

Principi di erogazione del servizio

Il metodo Kanban mira a sviluppare un approccio orientato ai servizi e al contempo richiede che colo i quali lavorano in azienda comprendano a fondo le esigenze dei clienti, creino una rete di servizi in cui si auto-organizzino attorno al lavoro da svolgere e assicurino che il sistema si evolva continuamente. I principi di erogazione possono essere diversi.

• Concentrarsi sui bisogni e sulle aspettative del cliente.
  Fornire valore al cliente dovrebbe essere al centro di ogni azienda. Comprendere le esigenze e le aspettative dei propri clienti porta l’attenzione sulla qualità dei servizi forniti e sul valore che crea.
• Gestire il lavoro.
  La gestione del lavoro nella propria rete di servizi assicura di potenziare le capacità delle persone di auto-organizzarsi attorno al lavoro. Ciò consente di concentrarsi maggiormente sui risultati che si intende raggiungere.
• Rivedere regolarmente la rete di servizi.
  Una volta sviluppato, un approccio orientato al servizio richiede una valutazione continua per promuovere una cultura del servizio clienti. Attraverso l’utilizzo di revisioni periodiche della rete di servizi e la valutazione delle politiche di lavoro applicate, Kanban incoraggia il miglioramento dei risultati ottenuti.

Metodo Kanban: le sei pratiche da conoscere

Quando si punta a implementare il metodo Kanban ogni azienda deve prestare molta attenzione ad alcuni passaggi pratici: per un’implementazione di successo è necessario che si seguano sei pratiche fondamentali, anche se è opportuno sottolineare che sebbene padroneggiarli sia fondamentale è un processo in evoluzione.

Visualizzare il flusso di lavoro (workflow)

Per visualizzare un processo a cui è applicato il metodo Kanban si ha bisogno di un tabellone su cui sono disegnate delle colonne e a cui è possibile applicare dei cartellini: ogni colonna della lavagna rappresenta un passaggio del flusso di lavoro; ogni cartellino Kanban rappresenta un oggetto di lavoro. La scheda Kanban stessa rappresenta lo stato attuale del flusso di lavoro con tutti i suoi rischi e le specifiche del caso. Un cartellino Kanban contiene sempre lo stesso predefinito numero di pezzi (quantità base). In giapponese “kanban” significa proprio “scheda” o “cartellino” e attualmente con ciò si intende un intero insieme di schede di controllo usate in un pull system. Ogni scheda o kanban identifica un prodotto o una componente e indica da dove ciò proviene e qual è la destinazione.

Attraverso questo processo il primo e più importante elemento è la comprensione di cosa occorre per trasformare un articolo che proviene da una richiesta in un prodotto da poter consegnare. Riconoscere il modo in cui il lavoro scorre attraverso il sistema faciliterà il miglioramento arrivando a definire modifiche ben studiate e di fatto necessarie.

Quando si inizia a lavorare sull’elemento “x” questo si estrae dalla colonna “da fare” di questa scheda Kanban ottenuta per la visualizzazione e, quando è completato, lo si sposta sulla colonna “fatto”. In questo modo è possibile facilmente monitorare i progressi e individuare i colli di bottiglia. Naturalmente, la scheda Kanban dipende da esigenze e processi specifici e quindi può variare.

Limitare i lavori in corso

Una delle funzioni principali del metodo Kanban è garantire che un numero gestibile di elementi attivi sia in corso in qualsiasi momento. Se il flusso di lavoro non viene però gestito nel migliore dei modi oppure se ci sono molti lavori ancora in corso e aperti vuol dire che alcune dinamiche non stanno funzionando e non si sta applicando il metodo Kanban. Spostare l’attenzione di un team su qualcos’altro a metà strada generalmente può danneggiare il processo e il multitasking è una strada sicura per generare sprechi e inefficienza.

Limitare il WIP (dall’inglese “limiting work in progress”) significa implementare un sistema pull sulle parti o sull’intero flusso di lavoro. L’impostazione di un numero massimo di elementi per fase garantisce che una scheda venga “sposata” nella fase successiva solo quando c’è capacità disponibile per accoglierla. Tali vincoli illuminano rapidamente le aree problematiche nel flusso in modo da poterle identificare e risolvere. 

Gestione del flusso

Gestire il flusso significa gestire il lavoro ma non le persone che lavorano in ambito aziendale.

Per flusso si intende il movimento degli oggetti di lavoro attraverso il processo di produzione a un ritmo prevedibile e sostenibile. Uno degli obiettivi principali quando si implementa un sistema Kanban è creare un flusso regolare e sano. Invece di gestire con piccoli richiami coloro i quali lavorano in azienda e cercare di tenerli sempre occupati, ci si dovrebbe concentrare sulla gestione dei processi di lavoro e capire come ottenere un determinato lavoro più velocemente attraverso il sistema. Se si applica ciò vuol dire che il sistema Kanban riesce a creare valore rapidamente.

Rendere esplicite le politiche di processo

Non si può migliorare qualcosa che non si capisce: questo è il motivo per cui il processo dovrebbe essere chiaramente definito, reso pubblico e diffuso tra le persone. Le persone, infatti, non deciderebbero di associarsi o partecipare a qualcosa che non credono possa essere utile in qualche modo e quindi è necessario che si capiscano le reali potenzialità di questo metodo.

Implementare circuiti di feedback

Per i team e le aziende che hanno lo scopo di essere più agili, l’implementazione di cicli di feedback è un passaggio obbligatorio, perché questi garantiscono che le aziende rispondano adeguatamente ai potenziali cambiamenti e consentono il trasferimento di conoscenze tra le parti interessate. Il metodo Kanban suggerisce l’uso di cadenze (cicli di feedback) a livello di squadra e cadenze orientate al miglioramento del servizio.

Un esempio di cadenza a livello di team è il team kanban meeting giornaliero per monitorare lo stato e il flusso di lavoro. Questo aiuta a identificare la capacità disponibile e il potenziale per aumentare il ritmo di consegna e si svolge davanti al tabellone Kanban di cui si è parlato prima e ogni membro può raccontare agli altri cosa ha fatto il giorno prima e cosa farà nel giorno in cui si svolge il meeting, per esempio.

Migliorare in modo collaborativo (utilizzando modelli e metodo scientifico)

Il modo per ottenere il miglioramento continuo e il cambiamento sostenibile all’interno di un’azienda è attraverso l’implementazione collaborativa di modifiche basate su metodi, feedback e metriche scientificamente provati.

Coltivare una cultura organizzativa in cui ogni ipotesi ha risultati positivi o negativi è fondamentale per sviluppare una mentalità focalizzata sul miglioramento attraverso il cambiamento evolutivo.

Kanban vs Scrum

La differenza più importante tra Kanban e Scrum è che il primo è un metodo, mentre il secondo è un framework.

Il metodo Kanban e il framework Scrum lavorano diversamente: il framework Scrum organizza il lavoro in sprint, mentre con il metodo Kanban il lavoro è effettuato su piccoli processi da consegnare velocemente. L’applicazione di uno dei due dipende dalla natura del processo; tuttavia, è possibile sostenere che Kanban offre un approccio più personalizzato, mentre Scrum si basa su regole predeterminate. Un’altra caratteristica distintiva risiede nella mentalità e nei sistemi di credenze fondanti: Kanban è un metodo adattivo, mentre Scrum è un framework prescrittivo.