Google Workspace: rebranding, redesigning e funzioni

Nel 2020, un anno di incertezze, Google decide di lavorare sulla sua immagine e operare un’importante strategia di rebranding , che a sua volta comprende anche un mirato redesigning. Le novità più grandi proposte dal colosso delle informazioni comprendono la trasformazione di G Suite in Google Workspace e un nuovo design per i loghi di molti strumenti.

I motivi che spingono le aziende a lavorare sulla loro brand identity possono essere di diverso tipo. In questo caso Google ha deciso di farlo per delle necessità scaturite dal contesto attuale: il 2020 ha visto le abitudini delle persone cambiare radicalmente, così come il modo in cui si opera e si concepisce il lavoro; l’idea di ufficio, per esempio, è mutata per sempre. A causa della diffusione della pandemia globale, le aziende di tutto il mondo sono state costrette a digitalizzarsi e a cambiare completamente le loro abitudini lavorative, includendo anche l’utilizzo di strumenti sconosciuti per alcuni.

Allo scopo di migliorare la vita delle persone, Google propone Workspace: gli individui in questo modo potranno collaborare facilmente, impiegare il tempo al meglio e migliorare il modo in cui lavorano.

Google Workspace: perché semplifica la vita delle persone

In questo nuovo progetto sembra prendere vita la nota mission di Google: «organizzare le informazioni a livello mondiale e renderle universalmente accessibili e utili»; lo scopo del rebranding di Google mira ad accompagnare le persone nella loro vita, anche e soprattutto nei momenti che implicano grandi cambiamenti, in qualsiasi luogo. In questo specifico caso, come afferma Jovier Soltero, VP e GM di Google Workspace, nella sezione “Product News” del blog ufficiale di Google: «per molti di noi lavoro non è più un posto fisico in cui ci rechiamo e le interazioni che avvenivano di persona sono state velocemente digitalizzate».

Il compito di Google nel nuovo mondo digitalizzato è favorire e mantenere la produttività e la collaborazione tra gli esseri umani ovunque: una missione molto complessa e di fondamentale importanza di questi tempi.

Dal video “Introducing Google Workspace”, diffuso tramite il canale YouTube dell’azienda, si comprende il senso della collaborazione (è possibile per esempio osservare gli altri utenti che apportano modifiche).

Decisamente di incoraggiamento le parole di Soltero pubblicate nel blog precedentemente menzionato: «questo è un momento incredibilmente impegnativo, ma crediamo che sia anche l’inizio di un nuovo approccio alla collaborazione. Uno più produttivo, collaborativo e di impatto». Anche oggi quindi Google si evolve in base alle necessità delle persone: tutto il mondo ha dovuto trovare un modo per lavorare, con gli stessi obiettivi, ma con modalità nuove, da casa. Allo stesso modo Google ha dovuto migliorare i suoi strumenti, per far sì che questi funzionassero in maniera coesa e sincronica.

L’azienda statunitense quindi ha lanciato Google Workspace «il miglior modo per creare, comunicare e collaborare» – come ha affermato Javier Soltero – in un momento in cui le connessioni umane sono difficili da stabilire e mantenere.

g suite si evolve in Workspace: gli sviluppi e i nuovi loghi

Google Workspace quindi nasce dall’evoluzione di G Suite, per offrire agli utenti un’unica suite di prodotti comprendente tutti i migliori strumenti. L’innovativa piattaforma consente alle corporate che la utilizzano di tenere tutto ben organizzato e collaborare con clienti, partner e dipendenti.

Come da comunicato stampa ufficiale, Google Workspace, lanciato il 6 ottobre 2020, rappresenta «tutto ciò di cui hai bisogno per fare qualsiasi cosa, ora in un unico posto». Il luogo quindi è lo stesso, gli strumenti anche: l’ innovazione sta nel funzionamento decisamente più integrato e sincronico, come se i vari strumenti fossero porte diverse di una stessa casa.

Fonte: video “Introducing Google Workspace”

In linea generale, come riportato dal comunicato stampa ufficiale, Google Workspace mira all’espansione e al progresso di tre principali aree:

• una nuova user experience che integri profondamente e sapientemente tool per la comunicazione e la collaborazione in un’esperienza unica. Tutto ciò sicuramente per far sì che le persone lavorino meglio e in maniera più produttiva in team anche da casa, visto che, come afferma Soltero, «ogni minuto che si spende a lavoro è un minuto che potresti impiegare aiutando tua figlia con i computi, l’efficienza è tutto». Un esempio potrebbe essere la funzione che consente in Docs, Sheets e Slides di vedere un’anteprima di un file senza dover aprire una nuova finestra, quindi impiegando meno tempo. Tutto ciò aiuta, come già detto, a lavorare in squadra, ma anche a gestire in maniera ottimale il rapporto con i clienti/partner, fornire assistenza e aumentare la loyalty;
• più scelte per le aziende, nuovi modi per ricominciare con soluzioni semplici, flessibili, utili e sicure che aiutino i circa sei milioni di clienti aziendali paganti di Google Workspace a modernizzare il modo in cui lavorano e soprattutto a ottimizzare risorse e tempi; esistono soluzioni su misura per aziende di ogni dimensione: quelle piccole, che ricercano velocità e una gestione più incentrata sul “fai da te”, e quelle grandi, che hanno esigenze di implementazione complesse;
• una nuova brand identity dal momento che il nuovo marchio Workspace riflette la visione dei prodotti di Google per un’esperienza integrata e collaborativa. Cambia l’aspetto dei loghi dei quattro strumenti fondamentali per la creazione di una comunicazione avvolgente e coerente a 360 gradi che trasmetta l’immagine di un brand che possa assistere le persone in tutto ciò che fanno, senza necessità di cercare strumenti altrove.

L’azione più evidente per quel che riguarda il rebranding è il redesigning delle icone della maggior parte degli strumenti, che hanno cambiato il proprio colore, affinché sembrassero parte di una stessa famiglia; questi dettagli mostrano l’impegno di Workspace nel creare una comunicazione fortemente integrata.

Let’s show a little design love for Google Workspace

Tutti i colori simbolo di Google (rosso, giallo, verde e blu) sono stati inseriti nei loghi di Gmail, Drive, Calendar, Meet, Docs con un’alternanza perfettamente armonica, di modo che, messe una accanto all’altra, le icone sembrino combaciare come pezzi di un puzzle. Inoltre, sono state aggiunte le ombre al di sotto dei loghi, per dare un senso di tridimensionalità, dinamicità e movimento.

Fonte: video “Let’s show a little design love for Google Workspace”.

Gli strumenti Google inclusi in Workspace e nel rebranding sono:

• Gmail (email aziendale sicura senza pubblicità, con possibilità di chattare, chiamare, videochiamare, usare i file condivisi);
• Calendar (calendari online integrati con tanti altri strumenti);
• Drive (cloud che permette di archiviare, condividere e accedere ai file da dispositivi mobile o computer desktop);
• Docs (fogli che consentono creazione e modifica di documenti di testo direttamente sul browser, con salvataggio automatico);
• Sheets (fogli di lavoro collaborativi, intelligenti e protetti, compatibili con strumenti esterni come Microsoft Office);
• Slides (presentazioni da creare direttamente sul browser, anche con la possibilità di lavorarci contemporaneamente con altre persone);
• Meet (videoconferenze di livello aziendale);
• Chat (messaggistica a due o di gruppo);
• Forms (sondaggi e moduli da creare per ogni esigenza);
• Sites (siti web creati in maniera collaborativa senza bisogno di essere esperti di programmazione o progettazione);
• Currents ( social network per professionisti, utile a migliorare la comunicazione e la collaborazione all’interno dei gruppi di lavoro);
• Keep (promemoria e notebook condivisi con sincronizzazione instantanea);
• Apps Script (piattaforma low-code che consente di creare velocemente soluzioni aziendali);
• Cloud Search (ricerca di informazioni e contenuti della propria azienda tra tutti gli strumenti).

Assistiamo, quindi, a un’evoluzione più che a una mera creazione di nuovi strumenti.

come funziona google workspace

Le funzioni nello specifico riguardano:

• la possibilità di prendere decisioni rapide, di persona, grazie ai calendari che consentono di controllare gli impegni degli interlocutori, inviare email automatiche di invito e trasformare con un solo click riunioni in video conferenze;
• la collaborazione in tempo reale tramite documenti, fogli di lavoro e presentazioni che sono sempre accessibili su ogni dispositivo e anche offline e inoltre sono utilizzabili da più membri dello stesso team contemporaneamente, con la possibilità di vedere le modifiche che vengono apportate dai colleghi in tempo reale e commentarle in chat (anche al fine di coinvolgere partner e clienti, svolgendo riunioni in remoto in qualsiasi momento per brainstorming istantanei);
• i file archiviati e condivisi nel cloud, per essere sicuri di conservare il lavoro in un unico posto, a cui si può accedere anche tramite visualizzazioni in anteprima;
• la protezione dei dati e dei dispositivi, che può essere gestita e modificata tramite la console di amministrazione, che consente anche la possibilità di archiviare messaggi email e chat;
• la possibilità di acquisire feedback dai clienti sui prodotti e sui processi tramite Moduli Google, creando sondaggi personalizzati;
• la centralizzazione delle risorse chiave per consentire ai dipendenti di trovare gli aggiornamenti e i documenti importanti in un unico posto (il Drive), collegato tramite link da un sito web Google Sites e con il supporto di Cloud Search per cercare e trovare file all’interno di tutta l’area di Google Workspace.

Allo scopo di includere un target quanto più ampio possibile, casa Google propone soluzioni flessibili per gli abbonamenti a Workspace, con prezzi e impostazioni personalizzate in base alle esigenze delle singole aziende. Inoltre, è possibile provare tutti i piani disponibili per 14 giorni, prima di abbonarsi.

produttività, un passo alla volta

Il trampolino di lancio per Google Workspace è rappresentato dalla forzata necessità di digitalizzazione, accompagnata alla consapevolezza da parte del colosso delle informazioni che bisogna ascoltare la domanda del mercato e conoscere i propri clienti. Tutto ciò sembra essere stato appreso da Google in seguito a pregressi tentativi di espansione che si sono rivelati fallimentari e sono spariti in poco tempo. Un esempio calzante potrebbe essere quello di Google Plus, il social network di Big G creato nel 2011 e chiuso nel 2019, molto probabilmente proprio a causa di un’identità debole. In questo specifico caso, gli utenti si sono ritrovati confusi in una piattaforma priva di un focus preciso: troppe funzioni, seppure utili e interessanti, non integrate con gli altri strumenti di Google.

Infatti, questo specifico esempio non ha funzionato proprio perché risultava poco coeso con tutte le altre funzionalità e gli strumenti dell’azienda o era semplicemente stato lanciato in un momento sbagliato.

Nasce così Google Workspace con uno scopo ben preciso: «offrire alle persone un’esperienza utente familiare e completamente integrata che aiuta tutti ad avere successo in questa nuova realtà, che tu sia in ufficio, lavorando da casa, in prima linea o interagendo con i clienti», ha affermato Javier Soltero nel comunicato stampa ufficiale Google.

Per questo motivo, come affermato da JR Raphael in un articolo su Fast Company, questa volta Google ha deciso di effettuare modifiche un passo alla volta, in modo da dare alle persone il tempo di capirle e scoprirle a piccoli passi, soprattutto senza rischiare di spaventarle con qualcosa di troppo nuovo, in un periodo di così grande incertezza, e per non perdere clienti già fidelizzati.