Il software di Edok e gli altri applicativi per la gestione documentale: funzioni e vantaggi

Secondo alcune stime professionisti e impiegati arrivano a perdere il 40% del proprio tempo lavorativo alla ricerca di documenti aziendali che non trovano perché non classificati, destrutturati o – peggio ed è una sorte che tocca ad almeno il 6% tra questi – andati perduti. I risultati sono, va da sé, una perdita di produttività, quando non anche di motivazione, dei dipendenti e maggiori costi aziendali che si riflettono, inevitabilmente in maniera negativa, sulle performance aziendali. E non solo: altre stime parlano, infatti, di oltre 45 miliardi di documenti business, solo in Italia, non ancora dematerializzati o digitalizzati e che sarebbero responsabili di una perdita sul PIL nazionale compresa tra il  – 3% e il – 5%. Una buona gestione documentale, affidata a software e applicativi studiati appositamente per ogni richiesta come quello di Edok, dovrebbe diventare per questo un processo aziendale di routine.

Gestione documentale: tutti i vantaggi di un applicativo studiato appositamente per ogni richiesta

Tanto più che sono numerosi i vantaggi associati all’adozione di un gestionale documenti come Hyperdok di Edok. Le carte aziendali, digitalizzate, oltre a non richiedere più uno spazio di archiviazione fisico, sono sempre accessibili e con estrema facilità perché catalogate secondo criteri appositamente definiti e, cosa non meno importante ora che anche l’Italia si sta muovendo sempre più velocemente verso l’adozione del documento digitale, entrano più facilmente nel circolo di interscambio tra uffici, clienti, fornitori, enti di controllo, eccetera.
Ancora, l’interfaccia intuitiva della maggior parte dei document management system moderni risulta facile da utilizzare anche per chi non abbia particolare familiarità con i gestionali DMS o per anni abbia lavorato con i documenti cartacei e può, da sola, velocizzare molte di quelle operazioni di back office che, si è visto, consumano tempo e incidono sui risultati aziendali. Anche la questione sicurezza non va sottovalutata: non solo, infatti, la maggior parte dei documenti business contiene informazioni riservate e che vanno tenute al sicuro da qualsiasi incidente fisico tanto quanto da qualsiasi attacco digitale, ma in numerosi casi è richiesto all’azienda di mostrarsi compliant alle principali norme sul trattamento dei dati personali, anche e soprattutto quando archivia dati terzi; la scelta di un buon applicativo per la gestione dei documenti aziendali aiuta in un senso e nell’altro.

A ogni azienda il suo gestionale per documenti: come scegliere quello migliore

Più in generale, quando si tratta di adottare un nuovo gestionale documenti, rivolgersi a realtà come Edok con una lunga esperienza alle spalle può aiutare a individuare la soluzione che, realmente, faccia più al caso proprio.

Le aziende più grandi necessitano, infatti, certamente di un software completo e funzionale a trecentosessanta gradi che le aiuti a governare la grande molte di documenti legati alle attività quotidiane: ci sono piattaforme documentali così che, oltre a funzioni base come digitalizzare e archiviare i documenti e farlo a norma di legge, possono essere sfruttate per la creazione di documenti condivisi, per gestire il flusso di allegati in entrata e in uscita dalle caselle di posta aziendale, per protocollare i documenti o firmarli con firma digitale ed elettronica e, ancora, per visualizzare lo stato e le attività svolte sul singolo documento o, va da sé, per avere un backup sempre aggiornato del proprio archivio.

La gestione elettronica documentale di Hyperdok e altri applicativi simili, del resto, ha notoriamente una serie di ambiti d’azione diversi e che, a guardarli bene, sono quelli in cui si articola ogni giorno il lavoro all’interno di aziende o studi professionali. In altre parole? Un software per i documenti aziendali serve all’area commerciale, tanto quanto agli uffici tecnici o al reparto risorse umane. Con il vantaggio, a cui già si accennava, che i  documenti digitali, così elaborati e conservati, risultano interoperabili e rendono più veloci anche gli scambi comunicativi all’interno o verso l’esterno dell’azienda.

Non è detto, però, che le realtà più piccole o appena nate si trovino effettivamente a gestire una simile complessità e, sebbene sia sempre meglio farsi trovare preparate, in un primo momento si potrebbero trovare più funzionali software più semplici e con impostazioni e funzioni base: molti fornitori come Edok, così, offrono pacchetti diversi e modulabili a seconda delle necessità del cliente, così da permettere a ciascuno sia di scegliere l’applicativo davvero in grado di rendere gestibili e senza sforzo i documenti aziendali.